住民票の写し等の交付に係る「本人通知制度」について

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住民票の写し等の交付に係る「本人通知制度」について
更新日 2021年11月11日
白岡市では、平成22年6月1日(火)から、個人のプライバシーの侵害を防ぐことを目的として、住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人及び第三者に交付したとき、事前登録したかたに交付したことを通知する「本人通知制度」を実施しています。

※平成25年6月1日から登録期間(3年間)を廃止しましたので更新の手続きは不要となりました。

本人通知制度の概要

 本人通知制度は、白岡市に住民登録や本籍があるかたの住民票の写しや戸籍の謄抄本を本人の代理人及び第三者に交付した場合に、その交付した事実を登録者へお知らせする制度です。

制度の目的

 住民票や戸籍の証明書が第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、万一、不正な取得である疑いがあれば、交付請求書の開示請求等により早期に事実関係を究明するきっかけとなります。
 また、制度が周知されることで、委任状偽造や不必要な身元調査等の未然防止につながります。

登録できるかた

(1)当市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録されているかた(住民基本台帳又は戸籍の附票から除かれたかたも含む)

(2)当市が編製した戸籍に記載されているかた(戸籍から除かれたかたも含む)

登録に必要なもの(登録料は無料)

【本人が来庁して登録手続きを行う場合】

(様式第1号)白岡市本人通知制度事前登録申込書
・本人確認書類(マイナンバーカード(個人番号カード)、運転免許証、旅券、顔写真入り住民基本台帳カードなど)

 

【法定代理人が来庁して登録手続きを行う場合】

(様式第1号)白岡市本人通知制度事前登録申込書
・法定代理人であることの確認ができる書類(戸籍謄本など)

・法定代理人の本人確認書類(マイナンバーカード(個人番号カード)、運転免許証、旅券、顔写真入り住民基本台帳カードなど)

 

【代理人が来庁して登録手続きを行う場合】

(様式第1号)白岡市本人通知制度事前登録申込書
・委任状(登録するかたが記載したもの)

・代理人の本人確認書類(マイナンバーカード(個人番号カード)、運転免許証、旅券、顔写真入り住民基本台帳カードなど)

郵送による登録手続きが可能です

【郵送による手続きに必要なもの】
(様式第1号)白岡市本人通知制度事前登録申込書
・本人確認書類(マイナンバーカード(個人番号カード)、運転免許証、旅券、顔写真入り住民基本台帳カードなどのコピー)

以上の書類を市民課あてにお送りください

送付先:〒349-0292 白岡市千駄野432番地 白岡市役所市民課宛 

 通知の対象となる証明書

(1)住民票の写し(除票、改製原を含む)(本籍が記載されたもの)

(2)住民票(除票を含む)記載事項証明書(本籍が記載されたもの)

(3)戸籍謄本及び戸籍抄本(除籍、改製原を含む)

(4)戸籍記載事項証明書

(5)戸籍附票の写し(除票、改製原を含む)

※国及び地方公共団体の機関等へ交付した場合を除きます。

交付事実の通知

事前登録されたかたの住民票の写し等を本人の代理人や第三者に交付した場合、その交付した事実を郵送で通知します。

(1)住民票の写し等の交付年月日

(2)住民票の写し等の種類及び通数

(3)交付請求者の種別(代理人、第三者の別)です。

※同一の住民票もしくは戸籍に記載(記録)されているかたであっても、事前に登録したかた以外は通知の対象とはなりません。

登録事項の変更・廃止の届出

 登録申込書に記載した事項(氏名・住所・本籍等)に変更があった場合や登録を廃止したい場合などは、必ず登録(変更・廃止)届出書を提出してください。 

登録申込書等の様式

白岡市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度に関する要綱

(様式第1号)白岡市本人通知制度事前登録申込書

(様式第3号)白岡市本人通知制度事前登録(変更・廃止)申出書

(様式第4号)住民票の写し等交付決定通知書

委任状

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