受付日 令和8年6月18日「市長への手紙」の内容と回答 藤井白岡市長殿について

母が亡くなり、死亡保険金の手続きのため、保険会社から「死亡記載のある住民票」の提出を求められました。
そこで、市役所窓口にて「死亡記載のある住民票」の受取申請をしたところ、「住民票・印鑑証明書・戸籍（裏面）等交付申請書」に記入して待つよう受付職員（以下、当該職員）から指示がありました。
記入後、再度、受付番号を発券して待つこと40分。「母の法定相続人である父の委任状が必要」という主旨を論拠に、当該職員は「委任状を記入し、再度、来庁するように」との旨を申し述べられました。
すなわち、保険会社から提出を求められている「死亡記載のある住民票は交付されない」という結果となったばかりか、当該職員から渡された「委任状」における必要事項を記入し、再度、市役所へ出向かなければならいことになりました。

以上の経緯を踏まえ、以下、質します。

（1）
「住民票・印鑑証明書・戸籍（裏面）等交付申請書」に記入して待つよう指示をするのではなく、「委任状が必要な旨および委任状を記入し、再度、来庁する旨」を示せば、このような事案には至らなかったと考えているが、貴職は、どのようにとらえるか。
すなわち、「死亡記載のある住民票」の受取申請をした当初において、委任状が必要な旨を説明し、委任状を渡せば40分も待たされることもなく、しかも、40分も待たされた挙句、「死亡記載のある住民票は交付されない」という事態には至っていなかったと考えているが、貴職は、どのようにとらえるか。
（2）
委任状一枚を渡すまで、40分もかけた事由または意図、魂胆や企図するものは何か。
（3）
委任状一枚を渡すまで、40分もかかったという事案について、当該職員の過誤であり大失態でもあり、当該職員に責任があると考えているが、貴職は、どのようにとらえるか。
（4）
仮に、貴職が、「当該職員の過誤ではなく大失態でもなく、当該職員に責任はない」ととらえるのであれば、その論拠は何か。
（5）
仮に、貴職が、「当該職員の過誤であり大失態でもあり、当該職員に責任がある」ととらえるのであれば、当該職員に、どのように責任をとらせるのか。
（6）
仮に、貴職が、「当該職員の過誤であり大失態でもあり、当該職員に責任がある」ととらえるのであれば、当該職員のような者を受付窓口に配している事由または意図、魂胆や企図するものは何か。

以上、早急な回答を求めます。


（追記）
母の四十九日法要まで平穏な気持ちで過ごしたく思っておりましたが、憤怒の情念を抑えきれず、貴職の見解を尋ね、問うことにいたしました。

この度は、御母堂様の御逝去に際し、謹んでお悔やみを申し上げます。
また、本市窓口での対応により多大なる御心労と御迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

御指摘いただきました件につきまして、私が市民課へ詳細な状況確認を行いました。
本件は、〇〇様の御指摘のとおり、受付の段階で十分な聞き取りを行い、必要な書類や条件について明確に御案内することで防ぐことができた事案であると深く認識いたしました。
長時間お待ちいただいたにもかかわらず、最終的に目的の証明書を交付できないという事態を招きましたこと、心よりお詫び申し上げます。

委任状の提示に至るまで40分という時間を要したことにつきましては、担当した職員の認識不足や、その後の確認作業における連携の不手際が重なったことに起因しております。
理由の如何にかかわらず、窓口でお待ちいただいている市民の皆様の立場に寄り添うべきであり、この結果を市として極めて深刻に受け止めております。

今回の事態につきましては、窓口職員個人の責任に帰するものではなく、適切な確認・指導を行うべき組織としての管理体制に不備があったものと認識しており、私としても重く受け止めております。

今回の件につきましては、市政運営における重要な教訓とさせていただき、組織として、窓口業務における手順の見直しや職員への指導を徹底するなど、再発防止に努めてまいります。何卒、御理解を賜りますようお願い申し上げます。